UNIK Hairdressing ja UNIK Beauty&Wellness REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN OHJEISTUS
Henkilötietolaki (523/1999)10§ ja 24§

1. Rekisterinpitäjä
UNIK Hairdressing 2125855-3 ja UNIK Beauty&Wellness 1742752-9

Yhteyshenkilö UNIK Hairdressing asiakasrekisteriä koskevissa asioissa
Riina Saastamoinen P.044 0557707 info@unikhair.fi

Yhteyshenkilö UNIK Beauty&Wellness asiakasrekisteriä koskevissa asioissa:
Virpi Ahonen P.044 0557707 info@unikhair.fi

Toimipaikka:
Väinönkatu 36, 40100 Jyväskylä

2. Rekisteriasiat
Vastaamme viimeistään seitsemän päivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.

3. Rekisterin nimi
Unik Hairdressing ja Unik Beauty&wellness, joka sisältää BlockWare ajanvarausjärjestelmään syötettyjen tietojen muodostaman asiakasrekisterin. Lisäksi esitietolomakkeen potilaskortiston.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
• rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden tuotteisiin ja palveluihin liittyvä viestintä ja markkinointi
• viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen asiakkaalle
• asiakkaan informointi ja muistuttaminen asiakas- ja terveystietoja hyödyntäen asiakkaan terveyteen liittyvistä asioista, kuten hoitotoimenpiteissä yms. sekä rekisterinpitäjän palveluista
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden kerääminen ja seuraaminen, analysointi sekä niihin liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• etuohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti ja markkinointi
• asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
• etuohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
• henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa henkilötietolain puitteissa rekisterinpitäjän konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntuottajille
• Asiakkaiden hieronta- ja muun siihen liittyvän hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
– Hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
• Rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien edellyttämät tehtävät
• Asiakkaalle tarkoituksenmukaisten hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (asiakkaan suostumuksella)
• Kampaamon asiakkaiden väritietojen ylläpito.

• Lisäksi asiakkaiden yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö
Osarekisterit ovat:
• Asiakkaan esitietolomake/potilaskortti/asiakaskortti
• Ajanvarausjärjestelmä (internetpohjainen, järjestelmän toimittajana BlockWare)
Hieronnan esitietolomake sisältää asiakkaan antamat nimi-, syntymäaika-, osoite-, puhelinnumero-, sähköpostiosoitetiedot ja asiakkaan antaman suostumuksen tietojen tallentamiseen UNIKin rekisteriin ja suostumuksen asiakkaan yhteystietojen käyttöön ja asiakkaan välisessä markkinoinnissa. Asiakkaan antamia yhteystietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Lisäksi esitietolomake sisältää asiakkaan antamat hoitotapahtuman kannalta oleelliset terveydentilatiedot. Asiakas vahvistaa tietojen oikeellisuuden ja suostumuksensa allekirjoituksellaan.
Esitietolomakkeeseen merkitään tiedot asiakkaan liikuntatottumuksista ja muista harrasteista, tiedot hoitotapahtuman kannalta oleellisista sairauksista ja terveydentilasta ja hoidon tavoitteesta sekä koulutetun hierojan täyttämät tutkimustiedot, hoitosuunnitelman ja toteutuneiden hoitojen tiedot.
Kauneushoitolan esitietolomake sisältää asiakkaan antamat nimi-, syntymäaika-, osoite-, puhelinnumero-, sähköpostiosoitetiedot ja asiakkaan antaman suostumuksen tietojen tallentamiseen. Esitietolomakkeeseen merkitään myös tarpeelliset tiedot hoitotapahtuman kannalta tärkeistä asioista sekä terveydentilasta huomioitavista asioista.
UNIK hairdressing esitietolomake sisältää asiakkaan antamat nimi, syntymäaika-, osoite-,puhelinnumero,-sähköpostitiedot, tiedot hoitotapahtuman kannalta tärkeistä asioista sekä tiedot asiakkaan kannalta tärkeistä ja huomioitavista asioista.

Ajanvarausjärjestelmä toimii internetpohjaisesti www.unikhairdressing.fi i Ajanvarausjärjestelmä sisältää asiakkaan nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, ajanvarauksen päivämäärän, kellonajan, ajanvarauksen keston, varatun hoidon ja sen hinnan ja kenelle aika on varattu sekä varaamispäivän. Varaustapahtuman jälkeen järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostivahvistuksen varauksesta asiakkaalle ja hoitohenkilölle, jolle aika on varattu sekä muistutusviestin vuorokautta ennen.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:
• asiakastiedot: nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja
matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto)
yhteydenottoa varten, sukupuoli, tieto asiakkaan kanssa samaan talouteen kuuluvista
henkilöistä sekä laskutusyhteystiedot
• asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän
palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
• palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot, ja tieto,
mistä rekisterinpitäjän toimipaikasta asiakas on ostanut palvelun
• asiakkaan toiveisiin, valintoihin sekä kiinnostuksenkohteisiin liittyvät tiedot ja tiedot hänen
haluamistaan palveluista
• asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä
laskutustiedot
• asiakkaan suostumustiedot liittyen sähköposti-, tekstiviesti- ja muuhun sähköiseen
suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön
• lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin
kieltotiedot
• tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden
yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun
saamiseksi tarpeelliset tiedot
• kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)
• tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä
• kanta-asiakkaan ansaitsemat edut ja tieto niiden suorittamisesta
• harrastus- ja kiinnostustiedot
• muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista
liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä
palvelun toteuttamiseksi)
• asiakkaan itse tuottama sisältö esim. asiakaspalautteet, lisätiedot, toiveet,
kiinnostuksenkohteet, harrastustiedot, tyytyväisyystiedot sekä asiakkaan itsestään
antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen
kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot
• asiakkaan tietojen käsittelyyn liittyviä tietoja esim. tallennuspäivämäärä ja tietolähde

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta), hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista sekä rekisterinpitäjän muista järjestelmistä (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat).
Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Rekisteri koostetaan rekisterinpitäjän BlockWare palveluissa oleviin yhteydenottolomakkeisiin syötetyistä tiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Pääsääntöisesti osoitelähteet on eritelty, mikäli ne ovat muita kuin ensiksi mainittuja. Asiakkaan antamat tiedot sekä tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä on salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakkaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää asiakkaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

8. Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastiedot/potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Toimitusjohtaja seuraa salassapitosäädösten noudattamista.
Asiakastietoja/potilastietoja saa käyttää ainoastaan asianosaisen asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin asiakkaan suostumuksella.
Manuaaliset asiakastiedot/potilastiedot (Hieronnan esitietolomakkeet, hoitotiedot) säilytetään valvonnan alaisina asiakaskansioissa, jotka säilytetään lukollisessa arkistokaapissa UNIK toimitiloissa, Kansiossa oleviin tietoihin on pääsy ainoastaan hoitosuhteessa olevilla työntekijöillä.
Internetpohjaiseen ajanvarausjärjestelmään tallentuvat ajanvarauksen yksilöivät tiedot eivät ole nähtävissä muille asiakkaille. UNIKin ajanvarauskalenteria käytetään tietokoneella käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Lisäksi ajanvarausohjelmaan kirjautumisessa edellytetään käyttäjäkohtaista tunnusta ja salasanaa.
Tietojen tarkastaminen, muuttaminen ja poistaminen
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Ajanvarausjärjestelmään tallennetut tiedot voidaan asiakkaan pyynnöstä oikaista, muuttaa, täydentää tai poistaa kirjallisella pyynnöllä.
Esitietolomakkeessa olevat potilastiedot säilytetään lain edellyttämällä tavalla.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

10. Tietojen tarkastaminen, muuttaminen ja poistaminen
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Tietoja voidaan muuttaa tai poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

11. Rekisteröidyn Kielto-Oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteella UNIK, Väinönkatu 36, 40100 Jyväskylä